Введение 3 1. Теоретические основы делопроизводства в бухгалтерии 6 1.1. Понятие документов и документооборота 6 1.2. Основы документооборота в бухгалтерии 11 1.3. Нормативно-правовое регулирование документооборота 18 2. Организация документооборота в бухгалтерии на примере ООО«Книжный магазин «Анжелика» 22 2.1. Краткая характеристика предприятия 22 2.2. Документооборот операций по учету денежных средств и денежных документов 25 2.3. Документооборот операций по учету наличия и движения основных средств и материальных запасов 34 2.4. Документооборот операций по учету расчетов 41 2.5. Документооборот операций по учету издержек обращения и финансовых результатов 55 2.6. Документооборот в системе налогового учета 60 3. Совершенствование документооборота в бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика» 68 3.1. Оценка состояния документооборота ООО «Книжный магазин «Анжелика» 68 3.2. Пути совершенствования документооборота в ООО «Книжный магазин «Анжелика» 72 Заключение 75 Список использованной литературы 79
Введение
Система правового регулирования деятельности коммерческих организаций складывается из законодательных, иных правовых актов и внутренних документов, принимаемых самой организацией в рамках локального нормотворчества. Законодательство в условиях рыночной экономики не способно обеспечить достаточную полноту правового регулирования предпринимательской деятельности. Разноплановость, многоаспектность коммерческой деятельности, участие в ней самых различных субъектов, разнообразие организационно-правовых форм предпринимательства влекут за собой необходимость индивидуализации в рамках законодательного дозволения правового регулирования деятельности каждой конкретной коммерческой организации. Создание внутренних документов осуществляется самой организацией в соответствии с принципами и правилами, имеющимися в законодательстве, с учетом собственного понимания путей и способов достижения легитимных целей своей деятельности. Во многих организациях ведение делопроизводства осуществляется в тесной связи с бухгалтерией, поскольку она работает с первичными документами, являясь пользователем приказов, распоряжений и других документов, определяющих действия организации. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом. Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия. Каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота. Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все расходы предприятия были документально подтверждены, это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль. Между тем с подтверждением расходов нередко возникают проблемы. И дело здесь не только в том, что документы поступают в бухгалтерию с ошибками или составленные не по той форме. Гораздо хуже, когда бухгалтер получает бумаги с опозданием или они не доходят до него вовсе. Очень сложно отразить в учете операцию по закупке материалов, если поставщик не передал документы, а снабженец их не потребовал. Невозможно вовремя рассчитывать зарплату, если из цехов еще не получены все данные за отчетный месяц. Актуальность темы исследования обусловлена огромной важностью ра-ционального документооборота в бухгалтерии для организаций всех отраслей и форм собственности. От того, как поставлен контроль за оформлением и движением первичных документов, в конечном счете зависит и достоверность отчетности предприятия, и четкость работы бухгалтерии. Кроме того, при проведении аудита наличие определенной схемы документооборота является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля. Для того чтобы не возникало проблемных ситуаций, главному бухгалтеру необходимо заниматься оптимизацией документооборота как в самой бухгалтерии, так и между бухгалтерией и другими отделами предприятия. Целью данной работы является изучение и особенностей документооборота в бухгалтерии его критическая оценка в условиях конкретного предприятия. Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи: - рассмотреть понятие документов и документооборота; - определить особенности организации документооборота в бухгалтерии предприятия; - проанализировать нормативно-правовое регулирование документооборота; - рассмотреть документооборот операций по учету денежных средств, материалов, основных средств, расчетов с персоналом и контрагентами, издержек обращения и финансовых результатов в условиях конкретной организации; - изучить документооборот в системе налогового учета; - дать оценку применяемого в организации документооборота на предмет соответствия действующему законодательству и внутренним нормативным актам, также оценить его рациональность; - разработать мероприятия, направленные на совершенствование документо-оборота в организации. Объектом исследования в данной работе является общество с ограниченной ответственностью «Книжный магазин «Анжелика». Основным видом деятельности предприятия является розничная и мелкооптовая торговля книгами и канцелярскими товарами. Предметом исследования является документооборот, организуемый в бухгалтерии данного предприятия. Для написания работы в качестве нормативно – правовой базы использовались Указы Президента РФ, законы РФ, постановления Правительства РФ, постановления, разъяснения Министерства Финансов РФ и ФНС России, а также регистры синтетического и аналитического учета, бухгалтерская, статистическая и налоговая отчетность, учетная политика ООО «Книжный магазин «Анжелика» за 2005 -2006 годы.
1. Теоретические основы делопроизводства в бухгалтерии 1.1. Понятие документов и документооборота
В соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28), документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Каждый документ имеет свои реквизиты, то есть обязательные данные, установленные законом для оп-ределенного вида документов. Отсутствие в документе хотя бы одного из требуемых реквизитов лишает его юридической силы - он становится не-действительным. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.). Среди огромного многообразия видов деловых документов, обращающихся на фирмах, предприятиях и в организациях вне зависимости от их специфики можно выделить следующие основные группы: - организационная документация (устав, учредительный договор, должностная инструкция, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка); - распорядительная документация (приказ по основной деятельности, по-становление, распоряжение, решение, указание); - документация по личному составу фирмы (трудовой контракт, договор, личные дела, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки); - финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годо-вые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, кассовые книги и др.); - информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.). В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности. Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документом. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки. Движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их регистрации до сдачи на хранение или уничтожение называется документооборотом. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. В последнее время растет число организаций, занимающихся оптимизацией своих бизнес-процессов, включая такие вопросы, как информационное и документационное обеспечение, расширение применения компьютерных технологий и электронного документооборота. Современный подход к управлению документооборотом предполагает отношение к документам как к информационному ресурсу управления организацией в целом. Внедрение и использование корпоративных систем документооборота, с одной стороны, являются следствием интеграционных процессов, а с другой - выступают важным фактором повышения интеграции и управляемости. Все присутствующие на российском рынке системы управления докумен-тами можно разделить на несколько групп, каждая из которых ориентирована на решение специфических задач и занимает свою нишу на рынке. Все присутствующие на российском рынке системы управления документами можно разделить на несколько групп, каждая из которых ориентирована на решение специфических задач и занимает свою нишу на рынке. Рассмотрим их более подробно. 1. Системы WorkFlow. Дословный перевод WorkFlow - поток работ. Под потоками работ понимаются бизнес-процессы организации. Например, в качестве бизнес-процесса можно рассматривать закупку сырья у поставщиков. В единый процесс объединяются действия отдела закупок по отбору поставщиков и взаимодействию с ними, бухгалтерии - по оформлению счетов и их оплате, руководства компании - по одобрению закупок. Система WorkFlow содержит четкое описание, кто, когда, как и что делает, с кем кооперируется, откуда что получает и кому отправляет. Поскольку все процессы регламентированы, конкретному пользователю не нужно задумываться над тем, где получить документ, как обработать, кому отправить и в какие сроки. Все это уже прописано в системе. Работник попросту не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие-то поля или забыть о сроках, поскольку система замучает напоминаниями, а также известит руководство о том, что на таком-то этапе процесс пробуксовывает. Недостатком систем WorkFlow является длительность и сложность вне-дрения. Предварительное описание или моделирование бизнес-процессов, регламентация всего и вся может занять немало времени. Кроме того, следует понимать, что система класса WorkFlow не заменит электронный архив, она хранит не все документы организации, а лишь те, что используются в процессе работы. На российском рынке систем такого класса наиболее популярны разработка OPTiMA - WorkFlow от компании Optima (Россия) и StaffWare WorkFlow (StaffWare Plc, Великобритания). 2. Системы делопроизводства. Они в основном разработаны отечественными специалистами для решения задач автоматизации традиционного российского документооборота. Главное отличие систем делопроизводства от систем WorkFlow - они не поддерживают сами процессы работы с документами, а занимаются вопросами регистрации событий (документ создан тем-то и тогда-то, изменен, принят к исполнению, одобрен и т.п.). Кроме того, системы делопроизводства не ориентированы на выполнение узкоспециализированных задач и доступны практически всем сотрудникам компании, то есть являются приложениями, используемыми по умолчанию, типа Word, Excel и т.п. На российском рынке системы данного класса представлены широко. Ведущая роль в данной категории принадлежит отечественным разработкам “Дело“ (производитель - “Электронные офисные системы“), DIS: Class “Золушка“ (НТЦ ИРМ), AquaDOC (“Аквариус Консалтинг“), Company Media и Office Media (“ИнтерТраст“), DocOffice (“ЦМД-софт“), “SiTex Документооборот“ (“АНД Проджект“), Гран-ДОК (“Гранит-Центр“), “Кодекс: Документооборот“ (“Кодекс“). 3. Электронные архивы документов. Основной целью создания электронных архивов является структурирование имеющихся в компании документов, организация их хранения в электронном виде и поиск в электронной информационной базе, формирование подборок по нужным критериям. Одна из важнейших функций электронного архива - обеспечение сохранности документов. Она реализуется посредством контроля за несанкционированным удалением или редактированием документов. Проще говоря, доступ к архиву или отдельным его частям имеют только те сотрудники компании и в том объеме, в каком им это позволено. В некоторых архивах есть возможность вести протокол работы клиентов, поэтому всегда можно отследить, кто, когда и чем интересовался. Использование электронных архивов позволяет сократить время на поиск информации в разы, упорядочить огромные массивы данных, практически исключает возможность утраты или порчи бумаг. Российский рынок электронных архивов документов представлен систе-мами “Электронный архив ЕВФРАТ“ (Cognitive Technologies, Россия), Effect Office (“Гарант Интернэшнл“, Россия), “1С: Архив“ (“1С“). 4. Комплексные системы управления, которые соединяют в себе все перечисленные выше функции и ряд дополнительных. В данной системе наряду с традиционными решениями делопроизводства (регистрация документов, привязка к документам поручений, контроль их исполнения, визирование) присутствуют функции создания и обработки финансовых и управленческих документов, их маршрутизации. С их помощью может быть организован контроль платежей, движения товаров, материалов и складской учет, планирование бюджета и разработка финансовых и платежных документов и др. Отличительной чертой разработки является возможность формирования отчетов по реквизитам документов. Все перечисленные функции, а также наличие специализированных справочников и использование интернет-технологий делают данную систему предпочтительной при внедрении ее в крупных и средних организациях с территориально-распределенной структурой, специализирующихся на оптовой торговле, оказании сервисных услуг, обучении и т.д. Среди систем этого класса, представленных на российском рынке, можно указать западные: Panagon от компании FileNet (США), Hummingbird Enterprise от Hummingbird Ltd. (Канада), российские: “ЕВФРАТ-Документооборот“, LanDocs (“Ланит“), Directum (Directum), DocVision (Digital Design), “БОСС-Референт“ (“АйТи“) и ряд других.
1.2. Основы документооборота в бухгалтерии
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтер-ском учете, утвержденному Минфином СССР от 29.07.83 г. N 105, под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота. Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции: 1) первичные документы; 2) учетные регистры; 3) бухгалтерская и налоговая отчетность; 4) график документооборота; 5) хранение документов. Рассмотрим их подробнее. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными первичными документами. Причем, такие документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Для подтверждения совершенных в учете операций, по которым унифи-цированные формы первичных документов отсутствуют, предприятия вправе самостоятельно разработать такую документацию и утвердить их руководителем организации в форме приказа или распоряжения. При этом необходимо соблюдать требования законодательства в части принятия к учету первичных документов, которые должны иметь следующие обязательные реквизиты (пункт 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»): а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выраже-нии; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйст-венной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц. Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтер-ского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета. Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники. Такая форма счетоводства называется журнально-ордерной и применяется большинством организаций. В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый или дебетовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту (или по дебету) соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми (или кредитуемыми) счетами. Значительно реже организациями применяется мемориально-ордерная форма учета, при которой на основании данных первичных или накопительных документов составляются мемориальные ордера, отражающиеся в регистрационном журнале (журнале хозяйственных опера-ций), а затем в главной книге. Предприятиями могут применяться машинно-ориентированные (автоматизированные) формы учета на основе журнально-ордерной или (значительно реже) мемориально-ордерной формы. С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести помимо бухгалтерского еще и налоговый учет. При этом данные налогового учета должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом периоде, сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отне-сению на расходы в следующих налоговых периодах, порядок формирования сумм создаваемых резервов, а также сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу. Подтверждением данных налогового учета являются: 1) первичные учетные документы (включая справки бухгалтера); 2) аналитические регистры налогового учета; 3) расчет налоговой базы. Первичные учетные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях. А вот аналитические регистры налогового учета каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета по тем или иным позициям. Под аналитическими регистрами налогового учета понимаются сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями налогового законодательства, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета. Формы таких регистров налогового учета организации также могут самостоятельно разрабатывать, учитывая однако, что они в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты (статья 314 части второй НК РФ): - наименование регистра; - период (дату) составления; - измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении; - наименование хозяйственных операций; - подпись и расшифровку подписи лица, ответственного за составление указанных регистров. Регистры налогового учета могут вестись в виде специальных форм: на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. Все предприятия и организации обязаны представлять бухгалтерскую отчетность в составе и в порядке, предусмотренных ст. 13 Закона о бухгал-терском учете, ПБУ 4/99 и приказом Минфина РФ от 22 июля 2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций». Помимо бухгалтерской организации обязаны сдавать в налоговые органы и налоговую отчетность (налоговые декларации), сроки представления которой определены законодательством о налогах и сборах РФ. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота - это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы. Необходимо отметить, что каких-либо нормативных положений о по-рядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок отражать в учетной политике, не существует. В качестве рекомендательного материала можно использовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР. Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. преду-сматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохож-дения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н, требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован статьей 17 Закона о бухгалтерского учете. Так, организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регист-ров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Неиспользуемые в работе первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские (и налоговые) отчеты и балансы подлежат обязательной пе-редаче в архив. Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи. Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит: - наименование учетного регистра, к которому относятся данные первич-ные документы; - период, за который скомплектованы документы; - перечень скомплектованных первичных документов; - дату комплектации и передачи документов в архив; - подпись ответственного лица. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгал-терских (налоговых) отчетов и балансов в архиве предприятия определяется согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главным ар-хивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. При этом, как уже отмечалось ранее, срок хранения бухгалтерских документов не может быть ниже пяти лет. Срок хранения первичных документов может быть указан в графике документооборота. Однако, поскольку он определен законодательно, дос-таточно предусмотреть в учетной политике по бухгалтерскому учету порядок сдачи документов в архив организации. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтер-ских (налоговых) отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Рассмотрим ответственность, которая предусмотрена за отсутствие документов или их непредставление в установленных законом случаях. Статья 15.6 Кодекса об административных правонарушениях РФ определяет штраф за непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы, та-моженные …………………………………………………………………….. …………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………..
--------- Содержание
Введение 3 1. Теоретические основы делопроизводства в бухгалтерии 6 1.1. Понятие документов и документооборота 6 1.2. Основы документооборота в бухгалтерии 11 1.3. Нормативно-правовое регулирование документооборота 18 2. Организация документооборота в бухгалтерии на примере ООО«Книжный магазин «Анжелика» 22 2.1. Краткая характеристика предприятия 22 2.2. Документооборот операций по учету денежных средств и денежных документов 25 2.3. Документооборот операций по учету наличия и движения основных средств и материальных запасов 34 2.4. Документооборот операций по учету расчетов 41 2.5. Документооборот операций по учету издержек обращения и финансовых результатов 55 2.6. Документооборот в системе налогового учета 60 3. Совершенствование документооборота в бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика» 68 3.1. Оценка состояния документооборота ООО «Книжный магазин «Анжелика» 68 3.2. Пути совершенствования документооборота в ООО «Книжный магазин «Анжелика» 72 Заключение 75 Список использованной литературы 79
Введение
Система правового регулирования деятельности коммерческих организаций складывается из законодательных, иных правовых актов и внутренних документов, принимаемых самой организацией в рамках локального нормотворчества. Законодательство в условиях рыночной экономики не способно обеспечить достаточную полноту правового регулирования предпринимательской деятельности. Разноплановость, многоаспектность коммерческой деятельности, участие в ней самых различных субъектов, разнообразие организационно-правовых форм предпринимательства влекут за собой необходимость индивидуализации в рамках законодательного дозволения правового регулирования деятельности каждой конкретной коммерческой организации. Создание внутренних документов осуществляется самой организацией в соответствии с принципами и правилами, имеющимися в законодательстве, с учетом собственного понимания путей и способов достижения легитимных целей своей деятельности. Во многих организациях ведение делопроизводства осуществляется в тесной связи с бухгалтерией, поскольку она работает с первичными документами, являясь пользователем приказов, распоряжений и других документов, определяющих действия организации. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом. Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия. Каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота. Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все расходы предприятия были документально подтверждены, это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль. Между тем с подтверждением расходов нередко возникают проблемы. И дело здесь не только в том, что документы поступают в бухгалтерию с ошибками или составленные не по той форме. Гораздо хуже, когда бухгалтер получает бумаги с опозданием или они не доходят до него вовсе. Очень сложно отразить в учете операцию по закупке материалов, если поставщик не передал документы, а снабженец их не потребовал. Невозможно вовремя рассчитывать зарплату, если из цехов еще не получены все данные за отчетный месяц. Актуальность темы исследования обусловлена огромной важностью ра-ционального документооборота в бухгалтерии для организаций всех отраслей и форм собственности. От того, как поставлен контроль за оформлением и движением первичных документов, в конечном счете зависит и достоверность отчетности предприятия, и четкость работы бухгалтерии. Кроме того, при проведении аудита наличие определенной схемы документооборота является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля. Для того чтобы не возникало проблемных ситуаций, главному бухгалтеру необходимо заниматься оптимизацией документооборота как в самой бухгалтерии, так и между бухгалтерией и другими отделами предприятия. Целью данной работы является изучение и особенностей документооборота в бухгалтерии его критическая оценка в условиях конкретного предприятия. Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи: - рассмотреть понятие документов и документооборота; - определить особенности организации документооборота в бухгалтерии предприятия; - проанализировать нормативно-правовое регулирование документооборота; - рассмотреть документооборот операций по учету денежных средств, материалов, основных средств, расчетов с персоналом и контрагентами, издержек обращения и финансовых результатов в условиях конкретной организации; - изучить документооборот в системе налогового учета; - дать оценку применяемого в организации документооборота на предмет соответствия действующему законодательству и внутренним нормативным актам, также оценить его рациональность; - разработать мероприятия, направленные на совершенствование документо-оборота в организации. Объектом исследования в данной работе является общество с ограниченной ответственностью «Книжный магазин «Анжелика». Основным видом деятельности предприятия является розничная и мелкооптовая торговля книгами и канцелярскими товарами. Предметом исследования является документооборот, организуемый в бухгалтерии данного предприятия. Для написания работы в качестве нормативно – правовой базы использовались Указы Президента РФ, законы РФ, постановления Правительства РФ, постановления, разъяснения Министерства Финансов РФ и ФНС России, а также регистры синтетического и аналитического учета, бухгалтерская, статистическая и налоговая отчетность, учетная политика ООО «Книжный магазин «Анжелика» за 2005 -2006 годы.
1. Теоретические основы делопроизводства в бухгалтерии 1.1. Понятие документов и документооборота
В соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28), документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Каждый документ имеет свои реквизиты, то есть обязательные данные, установленные законом для оп-ределенного вида документов. Отсутствие в документе хотя бы одного из требуемых реквизитов лишает его юридической силы - он становится не-действительным. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октябр
