СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………….5
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ И ПУТИ ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ……………………………………………………8
1.1. Документооборот как узловое звено системы делопроизводства…………..8
1.2. Порядок движения документов на предприятии………………………...….20
1.3. Общие проблемы управления документооборотом……………………...…29
1.4 . Методы совершенствования документооборота на предприятии…...…….33
2. ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ ООО «ТИРАЖ ЭКСПРЕСС»………………………………………………………..39
2.1. Характеристика ООО «Тираж-Экспресс»…………………………………...39
2.2 . Анализ документооборота организации ООО «Тираж-Экспресс»………..50
3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «ТИРАЖ ЭКСПРЕСС» И ОЦЕНКА ИХ ЭФФЕКТИВНОСТИ…………………………………………………………..62
3.1. Разработка рекомендаций по совершенствованию документооборота организации………………………………………………………………...….62
3.2. Оценка эффективности рекомендаций по совершенствованию документооборота организации……………………………………………...71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..75
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………..78
ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………...……..82
ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях ускорения социально-экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.
Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.
В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.
Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.
Совершенствование информационной деятельности предполагает, прежде всего, ее рационализацию. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.
Таким образом, актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организациями, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.
В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации [13].
Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий: работы Андреевой В.И. [1], Кузнецовой Т.В. [22-24], Кудряева В.А. [20], Сологуб О.П. [20], Ларина М.В. [26] и другие.
Особое внимание при написании дипломной работы уделялось рассмотрению и изучению учебных пособий Кузнецовой Т.В.
В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу [22].
В учебном пособии «Секретарское дело» автор уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления [25].
В дипломной работе использовались материалы диссертационной работы доктора исторических наук Ларина М.В. «Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)». Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии [26].
При написании дипломной работы часто использовалось справочное издание Стенюкова М.В. «Справочник по делопроизводству». В нем собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов [38]
Но все же комплексного изучения проблемы совершенствования документооборота организации проведено не было, особенно в ее практическом аспекте.
Возникает противоречие между актуальностью совершенствования документирования управленческой деятельности организациями и недостаточной разработанностью проблемы в литературе. Что так же свидетельствует об актуальности темы данного исследования.
Объектом исследования выступает ООО «Тираж-Экспресс» г. Челябинска.
Предметом исследования является система документооборота ООО «Тираж-Экспресс» в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.
Цель работы состоит в исследовании системы документооборота и разработке предложений по ее совершенствованию на примере организации ООО «Тираж-Экспресс» г. Челябинска.
Задачи:
-изучить теоретические основы организации системы документооборота организации и возможности ее совершенствования;
- проанализировать систему документооборота в ООО «Тираж Экспресс»;
-разработать предложения по совершенствованию системы документооборота организации и рассчитать их эффективность.
Гипотеза исследования состоит в том, что оптимизация документооборота организации приводит к повышению эффективности работы организации в целом.
Методами исследования были выбраны: теоретический метод исследования, анализ, синтез, планирование и прогнозирование.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ И ПУТИ ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
1.1 Документооборот как узловое звено системы делопроизводства
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п [1; с. 90].
Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. [22; с. 89].
Организация документооборота - это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.
Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами [29; с. 82]:
Существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования [33; с. 95]:
- она должна быть своевременной.
- она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение 34; с. 56].
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В законе отражены определения информация и документ.
- это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
- материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Рассмотрим свойства и функции документа [39; с. 19].
Документ имеет два свойства - информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
Основные функции документа [26; с. 77]:
- информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)
- организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)
- коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
- юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
- воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;
- учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. [19; с. 65]
В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.
Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.
На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе [32; с. 99]:
- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
- состав применяемых в аппарате управленческих документов;
- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андреева В.И. Делопроизводство: учебник - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. - 187 с.
2. Басаков М. И. Современное делопроизводство: учебное пособие для вузов - Ростов н/Д: Феникс, 2007. - 480 с.
3. Большой экономический словарь: словарь для специалистов, предпринимателей, студентов / под ред. А. Н. Азрилияна. - М.: фонд «Правовая культура», 2004. - 528 с.
4. Большаков А.С. Менеджмент. - Спб.: Питер, 2003. – 345 с.
5. Бондырева О. И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций - М.: Высшая школа, ИНФРА - М, 2006. - 474 с.
6. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. - М.: Проспект, 2004.- 345 c.
7. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие для учащихся специальных учебных заведений экономического профиля - М.: ИНФРА-М, 2007 -256 с.
8. Виханский О. С., А.И. Наумов Менеджмент: учебное пособие для вузов - М.: Наука, 2006. - 670 с.
9. Галенко В. П., Рахманов А. И., Страхова О. А. Менеджмент, учебник для вузов. - СПб.: Питер, 2006.- 456 с.
10. Герчикова И. Н. Менеджмент: учебник.– М.: ЮНИТИ, 2002.- 324 с.
11. Глухов В.В. Менеджмент. Учебник. - СПб.: Издательство «Лано», 2006. – 345 с.
12. Глухов В.В. Основы менеджмента - СПб.: Специальная литература, 2004.- 431 с.
13. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003.03.03. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
14. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебник для вузов / под ред. Т.В. Кузнецовой. – М., ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 359 с.
15. Дёмин С. Н. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов - СПб: Проспект, 2005. - 347 с.
16. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Кузнецова Т.В., Лихачев, М.Т., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. - М., Экономика, 2008 - 271 с.
17. Дункан У. Дж. Основополагающие идеи в менеджменте: Пер. с англ.- М.: Дело, 2006 - 272 с.
18. Еремченко В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления. // Делопроизводитель. 2008. - №1. - С. 15-18.
19. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие - Минск: Новое знание, 2006. - 345 с.
20. Кудряев В.А., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н. Организация работы с документами: Учебник. - М.: Инфра-М, 2007. - 572 с.
21. Кудряев, В.А., Корнеев И.К., Ксандопуло, Г.Н. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. Компьютерные технологии в производстве. - М.: ЗАО «Бизнес-школа», 2003. - 625 с.
22. Кузнецова Т.В. Проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на современном этапе. // Делопроизводитель . 2008. - №1. - С. 44.
23. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008. - 288 с.
24. Кузнецова Т.В. Методы совершенствования документооборота. / Секретарское дело. 2008. - №2. - С. 16.
25. Ладанов И.Д. Практический менеджмент. Управление персоналом: Секреты современного бизнеса. Пособие для руководителей и предпринимателей - М.: Ника, 2008. - 440 с.
26. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях. // Экономика и жизнь. 2008. - №14. - С. 32 - 35.
27. Ларин М. В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире // Справочник делопроизводителя офис–менеджера: информационный журнал. 2008. - № 3. - С. 25-31.
28. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 2007 - 137 с.
29. Мельникова М.Н. Мотивационный менеджмент. – Хабаровск: Принт, 2007. - 341 с.
30. Менеджмент организации: Учебное пособие / Под ред. З.П. Румянцевой, Н.А. Соломатина. - М.: ИНФРА-М, 2001 - 429 с.
31. Мауэрс Р. Эффективное управление – М.: Финпресс, 2004.- 345 с.
32. Молл Е.Г. Менеджмент: организационное поведение. – М.: Проспект, 2005. - 321 с.
33. Молл Е.Г. Управление карьерой менеджера . - СПб.: Питер, 2005. – 345 с.
34. Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности :учеб. пособие. - М.: МГИУ, 2007.- 234 с.
35. Рузавин Г. И. Экономика предприятий: учебное пособие для вузов - М.: ИНФРА - М, 2004. - 355 с.
36. Словарь по бизнесу и праву: словарь / под ред. Я. М. Маршаков. - СПб.: Снифсъ, 2006. - 575 с.
37. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. М.: Омега-Л, 2007. - 208 с.
38. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: Издательство ПРИОР, 2008 – 234 с.
39. Стоимость документирования и обработки документов [Электронный ресурс] // Всероссийский научно–исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). - Электрон. дан. - М., 2009. - Режим доступа: http://www.vniidad.ru. - Загл. с экрана.
40. Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 944 с.
41. Фионова Л. Р. Современные технологии ДОУ - путь к повышению эффективности управления // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. 2006. - № 1. - С. 16 - 20.
42. Чуковенков А.Ю. Нормативная база делопроизводства// Секретарское дело. 2005. - №1. - С. 23-25.
|
