Введение 3
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА 6
1.1 Понятие « документооборот», его анализ и основные этапы 6
1.2. Организационная структура документооборота 11
1.2.1. Предварительное рассмотрение и регистрация документов 11
1.2.2. Схема исполнения документов 12
1.2.3. Контроль исполнения служебных документов 13
1.2.4. Отправка документов 15
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ СЛУЖБЫ 17
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ 17
МО «ГОРОД ПИКАЛЕВО» 17
2.1. Организация службы документационного 17
обеспечения управления 17
2.2 Организация информационно - справочной работы 28
2.3 Систематизация, номенклатура и формирование дел. 29
2.4 Организация работы с письменными обращениями граждан 43
2.5 Организация работы по личному приему граждан 52
2.6 Направления совершенствования службы документационного обеспечения администрации МО «Город Пикалево» 53
ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ ЭФФЕКТИВНЫХ КОМПЬЮТЕРНЫХ 60
ТЕХНОЛОГИЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 60
3.1Требования к системе автоматического документирования для внедрения в администрации МО «Город Пикалево» 60
3.2Подбор системы электронного документооборота 68
для администрации МО «Город Пикалево» 68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 82
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 83


Введение
На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя, требовалась абсолютная точность форму-лировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина « документ » как « способ доказательства ».
Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Сегодня Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Для нормальной работы любого предприятия необходима систематизация, в том числе в области работы с документами.
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним , во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Трудно представить сегодня нашу жизнь без документов: гражданина- без паспорта, водителя- без водительских прав, туриста- без туристической визы и т.д.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рожде-ния, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, и на работу. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и , следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из организаций. Документы многообразны, и каждый вид документа имеет свои особенности и свои правила работы с ним. В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. На крупных предприятиях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, печатание документов, их размножение. Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решения, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется.
С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом – электронной почтой, проблема расстояния перестала существовать. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. В современном мире информация стала основным фактором развития бизнеса в любой сфере деятельности. Информация представляет собой такой ресурс, от которого зависят направление и темпы развития бизнеса. И в этом развитии впереди окажутся те компании, которые будут располагать более полной и качественной информацией, быстро ее обрабатывать, эффективно ис-пользовать и защищать.












































ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие « документооборот», его анализ и основные этапы

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………….5
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ И ПУТИ ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ……………………………………………………8
1.1. Документооборот как узловое звено системы делопроизводства…………..8
1.2. Порядок движения документов на предприятии………………………...….20
1.3. Общие проблемы управления документооборотом……………………...…29
1.4 . Методы совершенствования документооборота на предприятии…...…….33
2. ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ ООО «ТИРАЖ ЭКСПРЕСС»………………………………………………………..39
2.1. Характеристика ООО «Тираж-Экспресс»…………………………………...39
2.2 . Анализ документооборота организации ООО «Тираж-Экспресс»………..50
3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «ТИРАЖ ЭКСПРЕСС» И ОЦЕНКА ИХ ЭФФЕКТИВНОСТИ…………………………………………………………..62
3.1. Разработка рекомендаций по совершенствованию документооборота организации………………………………………………………………...….62
3.2. Оценка эффективности рекомендаций по совершенствованию документооборота организации……………………………………………...71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..75
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………..78
ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………...……..82
ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях ускорения социально-экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.
Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.
В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.
Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.
Совершенствование информационной деятельности предполагает, прежде всего, ее рационализацию. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.
Таким образом, актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организациями, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.
В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации [13].
Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий: работы Андреевой В.И. [1], Кузнецовой Т.В. [22-24], Кудряева В.А. [20], Сологуб О.П. [20], Ларина М.В. [26] и другие.
Особое внимание при написании дипломной работы уделялось рассмотрению и изучению учебных пособий Кузнецовой Т.В.
В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу [22].
В учебном пособии «Секретарское дело» автор уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления [25].
В дипломной работе использовались материалы диссертационной работы доктора исторических наук Ларина М.В. «Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)». Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии [26].
При написании дипломной работы часто использовалось справочное издание Стенюкова М.В. «Справочник по делопроизводству». В нем собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов [38]
Но все же комплексного изучения проблемы совершенствования документооборота организации проведено не было, особенно в ее практическом аспекте.
Возникает противоречие между актуальностью совершенствования документирования управленческой деятельности организациями и недостаточной разработанностью проблемы в литературе. Что так же свидетельствует об актуальности темы данного исследования.
Объектом исследования выступает ООО «Тираж-Экспресс» г. Челябинска.
Предметом исследования является система документооборота ООО «Тираж-Экспресс» в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.
Цель работы состоит в исследовании системы документооборота и разработке предложений по ее совершенствованию на примере организации ООО «Тираж-Экспресс» г. Челябинска.
Задачи:
-изучить теоретические основы организации системы документооборота организации и возможности ее совершенствования;
- проанализировать систему документооборота в ООО «Тираж Экспресс»;
-разработать предложения по совершенствованию системы документооборота организации и рассчитать их эффективность.
Гипотеза исследования состоит в том, что оптимизация документооборота организации приводит к повышению эффективности работы организации в целом.
Методами исследования были выбраны: теоретический метод исследования, анализ, синтез, планирование и прогнозирование.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ И ПУТИ ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
1.1 Документооборот как узловое звено системы делопроизводства
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п [1; с. 90].
Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. [22; с. 89].
Организация документооборота - это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

Введение 3
1. Основы документооборота на предприятии 5
1.1. Понятие комплекс документов 5
1.2. Коллекция комплекса документов 9
2. Требования к оформлению при приеме на работу 11
3. Требования к оформлению при переводе на другую работу 19
3.1. Понятие и виды перевода на другую работу. 19
3.2. Порядок оформления перевода по инициативе работника. 23
3.3. Порядок оформления перевода по инициативе работодателя. 27
Заключение 31
Список литературы: 33