Введение 3 ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА 6 1.1 Понятие « документооборот», его анализ и основные этапы 6 1.2. Организационная структура документооборота 11 1.2.1. Предварительное рассмотрение и регистрация документов 11 1.2.2. Схема исполнения документов 12 1.2.3. Контроль исполнения служебных документов 13 1.2.4. Отправка документов 15 ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ СЛУЖБЫ 17 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ 17 МО «ГОРОД ПИКАЛЕВО» 17 2.1. Организация службы документационного 17 обеспечения управления 17 2.2 Организация информационно - справочной работы 28 2.3 Систематизация, номенклатура и формирование дел. 29 2.4 Организация работы с письменными обращениями граждан 43 2.5 Организация работы по личному приему граждан 52 2.6 Направления совершенствования службы документационного обеспечения администрации МО «Город Пикалево» 53 ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ ЭФФЕКТИВНЫХ КОМПЬЮТЕРНЫХ 60 ТЕХНОЛОГИЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 60 3.1Требования к системе автоматического документирования для внедрения в администрации МО «Город Пикалево» 60 3.2Подбор системы электронного документооборота 68 для администрации МО «Город Пикалево» 68 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 82 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 83
Введение На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя, требовалась абсолютная точность форму-лировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина « документ » как « способ доказательства ». Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Сегодня Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Для нормальной работы любого предприятия необходима систематизация, в том числе в области работы с документами. Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним , во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Трудно представить сегодня нашу жизнь без документов: гражданина- без паспорта, водителя- без водительских прав, туриста- без туристической визы и т.д. Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рожде-ния, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, и на работу. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и , следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из организаций. Документы многообразны, и каждый вид документа имеет свои особенности и свои правила работы с ним. В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. На крупных предприятиях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, печатание документов, их размножение. Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решения, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом – электронной почтой, проблема расстояния перестала существовать. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. В современном мире информация стала основным фактором развития бизнеса в любой сфере деятельности. Информация представляет собой такой ресурс, от которого зависят направление и темпы развития бизнеса. И в этом развитии впереди окажутся те компании, которые будут располагать более полной и качественной информацией, быстро ее обрабатывать, эффективно ис-пользовать и защищать.
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА 1.1 Понятие « документооборот», его анализ и основные этапы
Определяя место и роль документа на предприятии надо сказать , что документы являются одним из основных средств делового общения. Деловая переписка является не только средством делового общения, но и юридически обоснованием прав и обязанностей сторон. Документ – это то, без чего жизнь ни одного учреждения, предприятия не возможна. Она начинается с написания первого документа – Устава и сопровождается весь период существования, каждый шаг фиксируется тем или иным способом. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильность оформления документов. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива предприятия для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образуют документооборот. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, электронной почте. На любом предприятии документы принимаются специально выделенным работником канцелярии или секретарем. Другие работники учреждения принимать корреспонденцию от представителей организаций и предприятий, а также граждан не должны. Независимо от адресата, корреспонденция на пред-приятии передается секретарю для того, чтобы обеспечить учет, в том числе и количественный всех документов обрабатываемых на предприятии, единство порядка и методов их обработки. При поступлении документа на предприятие по почте вскрываются все конверты, за исключением имеющие надпись« лично». До вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность их упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. В случаях, где на документе нет даты, адреса отправителя вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Для передачи документов по факсу необходимо проверить как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц, об этом сообщается отправителю. Вся документация предприятия по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие, которые поступили на предприятие извне, от других организаций; исходящие, которые в большинстве случаев являются ответом предприятия на соответствующие входящие документы; внутренние документы созданные самой организацией. Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам – авторам документов, от которых они получены: вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управле-ния; от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами); от других организаций не находящихся в соподчиненной связи с данным предпри-ятием( это могут быть клиенты, поставщики, покупатели), а также частные лица присылающие письма, заявления, жалобы. Анализ документооборота следует проводить в направлении использо-вания информации создаваемой на данном предприятии. Часть информации, которая была полезна для управления предприятием год назад, сегодня не дает достоверной картины использования финансовых, материальных и трудовых ресурсов. Она перегружает информационные потоки, создает дополнительные объемы работ и влечет за собой неэффективное использование рабочего времени. Исходящие документы также как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также
'---------------------------------- СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ :
Правовые акты: ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Издательство стандартов, 2003 г ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.
Литературные источники : 1. Акимова Г.П., Богданов А.С. и др. Применение новых информационных технологий в делопроизводстве. // Сборник трудов ИСА РАН «Развитие безбумажной технологии в организационных системах» / Под редакцией Арлазарова В.Л. и Емельянова Н.Е.: Эдиториал УРСС, 1999. С. 17-27. 2. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: АР Бизнес-школа Интел-Синтез, 2000. 3. Аппак М. А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.2003 г. 4. Басаков М. И. Основы делопроизводства. "Феникс", 2002. 5. Бондырева Т. Н. Секретарское дело. М.: Высшая школа, 2001. 6. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления - М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2003. 7. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высшая школа, 2001 8. Веселов П.В. Документы в сфере управления . «Феникс». - 2000. . 9. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М., 2002. 10. Вигера А.М., Дорофеева О.П., Гутская Е.К. Секретарское дело. Учебное пособие. «Феникс», 2001 г, 11. Кирсанова В.М. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. М.: ИН-ФРА-М; 2003. 12. Киселев Л.Н. Как организовать современный офис. - М., 2002. 13. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации . Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 2004. 14. Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб.: Изд. дом «Герда», 1998. 15. Самуэльян Н. Настольная книга секретаря-референта. «Менеджер», 2002 г 16. Стенюков М.В. Документы Делопроизводство. Практ.пособие по доку-ментационному обеспечению деятельности предприятия., М., Стрикс, 2003 г
Материалы периодической печати : 1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2003. № 1. 2. Аксюта А.А. Обзор ресурсов Интернет: демо-версии систем автоматизации делопроизводства и документооборота// Делопроизводство и документооборот предприятии 2004 г №7 3. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2003. №5. 4. Баласанян В.Э. Как управлять предприятием: от традиционного делопроизводства к электронному документообороту// Делопроизводство и документооборот на предприятии 2003 г№8 5. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 2004. №1 6. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2000. №4. 7. Капаев Д.В. Окупаемость внедрения электронного документооборота – возможно ли её рассчитать?// Делопроизводство и документооборот предприятии 2005г №3 8. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2003. № 1. 9. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело 2002. №3, С.42. 10. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2004. № 3. 11. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Дело-производство 2000. №1. 12. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных сис-темах // Секретарское дело 2000. №3. 13. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. 14. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для ком-плексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4. 15. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2004. №4. 16. Орлова Е.В. Как подключить офис оптимальным способом.// 17. Делопроизводство и документооборот предприятия/ 2004 г №2 18. Савельев А.М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и доку-ментооборота.// Делопроизводство и документооборот предприятия № 4 2004 г 19. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации де-лопроизводства // Секретарское дело 2002. №4.. 20. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. 21. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта (рекоменда-ции по составлению) // Секретарское дело 2003. №4. С. 20 22. Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 11.
23. Материалы сайта «Объединенной редакции деловых журналов» www.delo-press.ru
Документы администрации МО «Город Пикалево» : 1. Устав 2. Положения об отделах 3. Должностные инструкции
