Введение Глава 1. Теоретические основы построения системы документооборота на предприятии 1.1. Обзор литературных источников 1.2. Документооборот как узловое звено системы делопроизводства 1.3. Порядок движения документов на предприятии 1.4. Основные правила составления и оформления документов 1.5. Автоматизация документооборота на предприятии 1.6. Общие проблемы управления документооборотом 1.7. Методы совершенствования документооборота на предприятии Глава 2. Анализ системы документооборота 2.1. Общая характеристика 2.2. Анализ организации документооборота 2.3. Анализ движения документов в 2.4. Анализ составления и оформления документов 2.5. Анализ автоматизации документооборота 2.6. Анализ направлений совершенствования системы документооборота Глава 3 Мероприятия по совершенствованию системы документооборота 3.1. Совершенствование организации документооборота 3.2. Проектирование должностной инструкции 3.3. Внедрение и адаптация комплексной автоматизации Глава 4 Обоснование экономической эффективности проекта Глава 5. Безопасность жизнедеятельности и охрана окружающей среды Заключение Список использованных источников Приложения
Введение
Актуальность. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их дея-тельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности. Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций. В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. В рамках работ по совершенствованию организационных структур и методов управления, улучшению системы правового регулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяется комплекс целенаправленных мероприятий по упорядочению социальной и технико-экономической информации, совершенствованию документирования и документооборота в системах государственного управления. Совершенствование информационной деятельности предполагает, прежде всего, ее рационализацию. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами элек-тронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления. Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки. Акцентирование внимания на данной проблеме влечет за собой выбор актуального на современном этапе направления научного исследования, имеющего теоретическое и практическое значение с точки зрения использования современных информационных технологий в управлении документацией. Объектом исследования выступает Отдел организации деятельности уполномоченных участковых милиции общественной безопасности районно-го отдела внутренних дел () Ленинского района г.Астрахани. Предметом исследования является система документооборота : организация документооборота в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов. Целью исследования является анализ системы документооборота Ленинского района г.Астрахани и разработка рациональных предложений по ее совершенствованию. Для реализации вышеуказанной цели необходимо решить следующие задачи: - изучить теоретические основы построения системы документооборота на предприятии; - охарактеризовать объект исследования, привести организационную структуру ; - провести анализ системы документооборота в , выявить основные проблемы документооборота, проанализировать направления совершенство-вания существующей системы документооборота; - разработать на основе анализа существующей системы документообо-рота конкретные мероприятия по ее совершенствованию; - провести расчет экономической эффективности от внедрения проекта; - разработать мероприятия по обеспечению безопасных для жизни и здоровья условий работы УУМ. Цель и задачи дипломного проекта обусловили выбор его структуры. Работа состоит из введения, пяти глав, заключения, списка использованных при написании работы источников, приложений к работе. В первой главе подробно изучены теоретические основы построения системы документооборота на предприятии. Во второй главе проводится глубокий всесторонний анализ системы документооборота . Третья глава посвящена разработке мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота . В четвертой главе проводится обоснование экономической эффективности проекта. Пятая глава посвящена обеспечению безопасных для жизни и здоровья условий работы УУМ. Источниковая база. При написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников: изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения, использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство». Издания и статьи, использованные для написания работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства. Дипломный проект выполнялся по материалам, собранным в период предди-пломной практики. Научная новизна и теоретическая значимость работы. Данная работа характеризуется достаточно глубоким изучением теоретических аспектов по-строения документооборота на предприятии, научно обоснованным проектированием мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота с учетом изученного материала. Практическая значимость работы. Реализация органами внутренних дел мер, направленных на коренное улучшение деятельности участковых уполномоченных милиции, способствовали определенному повышению их роли в предупреждении правонарушений и борьбе с преступностью. Вместе с тем коренного улучшения деятельности участковых уполномоченных милиции не достигнуто. Отсутствие у участковых уполномоченных милиции возможности использования автоматизированных информационно-поисковых и адресно-справочных баз данных снижает уровень их упреждающего влияния на криминогенные процессы в местах проживания населения. Практическая ценность дипломной работы заключается в авторской разработке базы данных, предназначенной для решения комплекса задач, одобренной руководством РОВД, которая нашла применение и используется в в реальных условиях.
1 Теоретические основы построения системы документооборота на предприятии
1.1 Обзор литературных источников
При написании настоящей дипломной работы был использован широ-кий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на три большие категории. К первой категории следует отнести законодательные акты РФ, прика-зы МВД РФ, регламентирующие деятельность отдела внутренних дел. [1, 2, 3, 4, 5, 6, 7] Во вторую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. [8] Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) представляет собой совокупность принципов и правил, устанавли-вающих единые требования к документированию управленческой деятельно-сти и организации работы с документами в органах государственного управ-ления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. [9] В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Феде-рации. [10] Ко второй категории изданий относится научная литература. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Кудряева В.А., Санкиной Л.В., Лихачева М.Т. и др.). Особое внимание при написании дипломной работы уделялось рассмотрению и изучению учебных пособий Кузнецовой Т.В. В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу. [22] В учебном пособии «Секретарское дело» автор уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. [25] В дипломной работе использовались материалы диссертационной ра-боты доктора исторических наук Ларина М.В. «Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)». Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии. [27] При написании дипломной работы часто использовалось справочное издание Стенюкова М.В. «Справочник по делопроизводству». В нем собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов. [29] Сейчас во многих современных публикациях наблюдается тенденция к постепенному усилению теоретических исследований в области документаци-онного обеспечения управления.
1.2 Документооборот как узловое звено системы делопроизводства
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или от-правки». [8] Организация документооборота - это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движе-ние документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. [22] В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. С нечеткой организацией движения документов в настоящее время свя-зывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три состав-ляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов качество выполнения каждой операции оказывают влияние процесс управления в целом. Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил: - максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью; - исключение или максимальное ограничение возвратных движений до-кументов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.; - максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала. Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет: - прямоточности направления документопотоков, исключения дубли-рующих и повторных операций по подготовке и обработке документов; - ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным характеристикам документооборота относятся: - характеристики документопотоков (состав документов, их содержа-ние); - маршруты движения документов (направление движения, этапы и ин-станции маршрута движения документов); - периодичность (стадии документооборота); - направленность движения. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сло-жившееся или организованное в пределах информационной системы дви-жение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Документопотоки различают по направлению и по отношению к управ-ленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, свя-зывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д. Входящий документопоток любой организации в соответствии с рисун-ком 1 складывается из: - документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации; - документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения за-даний и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток …………………………………………………………………….. …………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………..
--------- Список использованных источников
1. Гражданский кодекс Российской Федерации [Текст]. - М., Норма, 2002 – 587 с. 2. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях [Текст]. - М., Норма, 2002 – 657 с. 3. Уголовный кодекс Российской Федерации [Текст]. - М., Норма, 2004 – 629 с. 4. Уголовно-процессуальный Кодекс РФ. [Текст]. - М., Норма, 2002 – 982 с. 5. Закон РФ от 18.04.1991 №1026-1 (ред. от 08.12.2003, с изм. от 23.12.2003) «О милиции» [Текст]. - М., Закон, 1992 – 925 с. 6. Приказ МВД РФ от 13.03.2003 №158 «Об утверждении инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел Российской Федерации сообщений о преступлениях и иной информации о правонарушениях» [Текст]. - М., Закон, 2004 – 621 с. 7. Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 №118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов САНПИН 2.2.2/2.4.1340-03 «Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. [Текст]. – М., Закон, 2003 – 348 с. 8. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998 – 62 с. 9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела, 1991 – 124 с. 10. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003 – 69 с. 11. Андреева, В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с. 12. Банк, В.Р., Зверев, В.С. Информационные системы в экономике: Учебник. - Астрахань, 2003 – 567 с. 13. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова, Т.В., Санкина, Л.В., Быкова, Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М., ЮНИТИ-ДАНА, 2001 – 359 с. 14. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Кузнецова, Т.В., Лихачев,М.Т. , Райхцаум, А.Л., Соколов, А.В.: Сост. М.Т. Лихачев. — М., Экономика, 2001 - 271 с. 15. Еремченко, В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления. / Делопроизводитель – 2001 - №1 – с.15-18. 16. Илюшенко, М.П. Организация документооборота. / Делопроизводство - 1998 - №1 - с. 51-57. 17. Карминский, А.М., Нестеров, П.В. Информатизация бизнеса. - М.: Финансы и статистика, 2000 – 198 с. 18. Козлов, М.С. Совершенствуем делопроизводство. / Автоматизация документооборота – 2002 - №2 – с.24-26. 19. Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере. Компьютерные технологии в производстве. – 3-е изд., доп. - М., ЗАО «Бизнес-школа», 2003 – 625 с. 20. Кузнецов, С.Л. Программы автоматизации. Общий обзор. / Делопроизводство – 2001 - № 1 – С. 73-77. 21. Кузнецов, С.Л. Применение современных технологий в работе с документами. / Секретарское дело. - 2002 - № 3 - с.48. 22. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 818 с. 23. Кузнецова, Т.В. Методы совершенствования документооборота. / Секретарское дело - 2002 - №2 – с.16. 24. Кузнецова, Т.В. Проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на современном этапе. / Делопроизводитель – 2001 - №1 – с.44. 25. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. - М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002 - 288 с. 26. Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях. / Экономика и жизнь. – 2001 - №14 - с.32-35. 27. Ларин, М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертационная работа доктора исторических наук. / Делопроизводитель - 2000 - №4 – с.45-52. 28. Организация работы с документами: Учебник. / Кудряев, В.А., Корнеев И.К., Ксандопуло, Г.Н. и др. - М., Инфра-М, 2001 - 572 с. 29. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству. - М., Издательство ПРИОР, 2001 – 234 с. 30. Титоренко, Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М., ЮНИТИ, 2003 – 621 с. 31. Трубилин, И.Т., Семенов, М.И., Лойко, В.И., Барановская, Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М., Финансы и статистика, 2003 – 371 с.
