СОДЕРЖАНИЕ Введение………………………………………………………………………..3 1. Теоретические аспекты организации презентационных мероприятий в коммерческих организациях…………………………………………………..6 1.1. Анализ эффективности презентационных мероприятий………………17 1.2. Особенности организации презентационных мероприятий в коммерческих организациях………………………………………………….23 2. Процесс изучения организации и проведения презентационных мероприятий в компании Simple……………………………………………..38 2.1 Основные задачи и функции презентационных мероприятий в компании Simple…………………………………………………………………………...41 2.2 Решение проблем, связанных с совершенствованием и развитием презентационных мероприятий в компании Simple…………………………55 Заключение……………………………………………………………………..65 Список литературы…………………………………………………………….68
Введение В России, как и во многих других странах, избравших путь демократического развития, в настоящий период происходит становление системы активных публичных коммуникаций, участниками которых становятся государственные и общественные институты, граждане как члены социума и организации. В процессе создания собственной карьеры человек делает презентации или произносит речи по разным поводам. Например, если он работает в отделе по работе с персоналом, он дает ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела он презентует программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он объясняет технические характеристики клиенту или говорит на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами. Паблик рилейшнз (PR) становятся всё более значимой сферой деятельности российских компаний, государственных структур, общественных организаций. Рост внимания к сфере PR в последние годы не случаен, он определяется рядом объективных факторов: растущий динамизм, изменчивость и неопределенность деловой среды - обусловили для организаций необходимость установления и ведения устойчивых информационных связей с партнерами, потребителями, занятыми. Организация специальных событий - одна из функций PR специалистов в современном бизнесе. Специальные события - это мероприятия, проводимые компанией в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам. Спецсобытия призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в самой компании и окружающей ее среде, стать событием для целевых групп общественности. Основными спецсобытиями являются: церемонии открытия, приемы, презентации, конференции, дни открытых дверей, круглые столы, выставки. Успешное спецсобытие требует подготовки более серьезной, чем это обычно предполагается зрителями, участниками и приглашенными. Важно четко определить цель события, согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. В настоящее время на рынке появляется очень много компаний, организаций которые намерены заявить о себе. Любой студент должен к чему-либо стремиться, но иногда задаваясь целью в достижению своих карьерных планов у человека появляется боязнь того, что без «связей» ничего не получится, а смотря на успехи выпускников, студенты будут уверенны в своих силах и с еще большим рвением и упорством будет стремиться к достижению своих целей. Дипломная работа актуальна, во-первых тем, что все люди должны знать тех, которые в своей профессиональной деятельности достигли немалых высот. Цель дипломной работы: изучить особенности организации презентационных мероприятий на примере компании Simple. Задачи работы: 1). Определение роли презентаций в связях с общественностью; 2). Ознакомление с видами презентаций, основами ее подготовки и проведения; 3). Описание и анализ эффективности посещенных презентаций, опираясь на теоретический материал; 4). Разработка собственных предложений, способствующих повышению эффективности презентаций. Таким образом, объектом исследования являются презентации компании Simple. Предмет исследования - презентация как специальное мероприятие Дипломная работа написана на 69 листах, состоит из введения, 2 глав, параграфов, заключения и списка использованной литературы.
1. Теоретические аспекты организации презентационных мероприятий в коммерческих организациях Презентация – один из самых эффективных способов ознакомления целевой аудитории с рекламируемым товаром, продуктом или услугой. Презентации - широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах, вызывающая особый интерес, поскольку располагает простором для интересных и нестандартных решений. В настоящее время различные организации часто проводят презентации, поэтому оценка эффективности такого типа мероприятия является актуальной.[1] В связях с общественностью презентация проводится в целях управления общественными отношениями. Центральной темой выступает образ фирмы или организации. От проведения презентации зависит достижение поставленных задач, ее результат. Поэтому важно организовать и провести презентацию максимально эффективно. Презентации бывают следующих видов: - Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации. - Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п. Более ясно цели торговой презентации и презентации фирмы можно понять по таблице 2.1.1 Таблица 2.1.1 Цели презентации товара
Вид целей Цели Информация Создать знание о марке, новом товаре или услуге на целевом рынке. Ознакомить потребителей с новым расписанием работы магазина. Сократить время, затрачиваемое продавцами для ответов на вопросы. Убеждение Достичь предпочтения марки, фирмы, товара . Увеличить посещаемость магазинов. Достичь приверженности марке. Напоминание (Поддержание) Стабилизировать сбыт. Поддерживать приверженность марке, фирме, товару. Поддерживать узнаваемость марки, фирмы, товара и образа. Основные цели презентации заключаются в следующем: 1. Оповещение о событии, достойном внимании аудитории; 2. Вовлечение аудитории в деятельность, программу, которые служат целям и задачам организации или структуры, проводящей презентацию; 3. Содействие целям и задачам фирмы, организации, политической программы и т. п. Инициирование конкретных действий целевой аудитории, соответствующих идеям презентации, замыслу обращения. [3] В презентации принимают участие руководители или неофициальные представители тех структур, которые выходят на связи с общественностью. Они являются организаторами и хозяевами мероприятия. Вторая группа участников - приглашенные гости (журналисты, коллеги, друзья). И третья - специалисты по связям с общественностью, ответственные за проведение данной презентации. Посвящены презентации могут быть самым различным событиям. К примеру, открытию нового субъекта общественных отношений (после процедуры всякого рода оформлений, согласований, создания всей необходимой документации и т. п.). Новым субъектом обычно выступает фирма, производственное предприятие, официальная структура (ведомство, департамент, министерство) и т. п. Также поводом для презентации могут стать реальные результаты деятельности официальных или коммерческих структур (новая программа деятельности, новые правила или законы, выход в свет книги, премьера в театре, открытие благотворительного аукциона и т. д.), освоение нового вида услуг или определенная дата в истории фирмы. В любом случае презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать. В ходе презентации предполагается организация общения участников, которая несет полезную информацию и является своего рода шоу, а также сопровождается угощением гостей.[5] Виды презентаций Все деловые презентации имеют общее: конечную цель, коммуникацию, дистилляцию и творческий процесс, посредством которого тема презентации развивается и реализуется. Очевидно, что не все деловые презентации похожи друг на друга. Они отличаются по отношению к: • конкретной ситуации, мотивации или же необходимости, вызвавшей проведение презентации; • презентатору; • теме; • аудитории; • внешней среде и окружающим; • временным рамкам; • степени эффективности; • конечному итогу. Несмотря на перечисленные различия, можно провести дифференциацию презентаций на основе наиболее часто встречающихся деловых презентаций. Определяя тип деловой презентации, презентатору становится легче оценить: 1. какую именно первичную информацию следует изучить и до какой степени; 2. какие презентационные приемы наиболее приемлемы для проведения презентации и каким способом их нужно использовать; 3. как следует построить содержание и стиль презентации. Одной из форм дифференциации презентаций является распределение их по отношению аудитории к презентатору. Деловые презентации бывают двух типов: 1. Внешние; 2. Внутренние.[7] Внешняя презентация подается аудитории вне организации, которую представляет презентатор, то есть проводится для целевых аудиторий, не являющихся персоналом организации или фирмы (базисного ПР-субъекта). Таких презентаций проводят больше, они более распространены. Выступление торгового представителя фирмы перед покупателями как раз будет примером внешней презентации. Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, когда организаторы и аудитория являются персоналом ПР-субъекта, то есть членами одного коллектива. Иногда руководству компании бывает необходимо представить коллективу новую технологию документооборота, к примеру, или новую схему управления компанией. Возможно представление каких-либо проектов, важных для персонала. Проведение презентаций позволяет за короткий отрезок времени донести до слушателей максимум информации. Также презентации могут быть дифференцированы в свете доминирующих характеристик, таких как: 1. Продвигающие; 2. Информационные; 3. Нисходящие; 4. Восходящие.[9] Продвигающие презентации. Это презентации, в которых общение построено с целью рекламы продукта, товара или услуги или продвижения какой-либо идеи в более широкую среду общественности, охвата ею как можно большего числа адресатов. Как правило, эта идея содержит новизну, является носителем имиджевой концепции. Продвигающие презентации также могут иметь целью продвижение определенного кандидата или политической платформы. Информационные презентации. При этом типе презентаций основной упор делается на передачу информации. Обычно они проводятся для передачи технической информации, научных материалов, обзора статистических исследований или иной информации, связанной со сложными технологиями. Презентация помогает в этом случае более наглядно и доступно преподнести сложный материал, добиться его усвоения и понимания аудиторией. Нисходящие презентации. Это разновидность внутренней презентации. Термины «нисходящая» и «восходящая» являются производными от традиционной иерархии, при которой позиции сторон располагаются по вертикали. Презентации руководителей перед управляющими, управляющего перед начальниками подразделений или начальниками перед подчиненными будет «нисходящей», то есть коммуникация идет вниз по организационной линии. Восходящие презентации. Также вариант внутренней презентации. Представление проекта или идеи «снизу», от подчиненных - к их начальникам, от начальника - к управляющим и от управляющих - к руководству. Наличие двух или трех только что описанных типов презентаций может быть обнаружено в ходе одного и того же выступления. Рассмотрим, например, презентацию подчиненного перед начальником, посвященную автоматизации рабочего места. Является ли эта презентация продвигающей, информирующей или восходящей? Во-первых, что является доминирующей характеристикой данной презентации? В этом случае восходящая презентация. Во-вторых, что является основным замыслом? Если он состоит в продвижении одной рекомендации на фоне других, тогда данную презентацию следует рассматривать как восходящую и продвигающую. Если же он заключается в информировании начальника о возможных решениях, то тогда она будет восходящей и одновременно информационной. Письменные презентации. Обычно рабочее место делового человека - стол в сочетании с корзиной для бумаг - буквально завалено пачками докладных, писем, документов и так далее. Каждую неделю бизнесмены имеют дело с сотнями бумаг (имеют дело, а не читают!). Многое из того, что попадает на стол занятого человека, не прочитывается или удостаивается лишь беглого взгляда. У тех, кто загружен работой, есть масса материалов, которые нужно прочесть, но нет времени, чтобы прочесть их все. На их внимание претендуют целый ворох документов и предложений. Кто же эти занятые люди? Это именно те, кто принимает решения по поводу тех самых предложений и влияет на их судьбу. Часто, когда требуется предварительный отбор предложений, письменная презентация предшествует устной. На основе письменных презентаций отбирают кандидатов, поставщиков, подрядчиков и тех, кто оказывает услуги. Уже затем им предлагают провести устную презентацию. В других случаях письменные предложения следуют за устной презентацией. Оно предоставляет дополнительную информацию по поводу того, о чем шла речь, и иногда определяет, последуют ли рекомендациям выступающего. В любом случае письменная презентация влияет на решение, которое принимает аудитория в ответ на слова выступающего или автора письма. поэтому даже самые талантливые ораторы должны уметь хорошо писать. Есть три типа письменных материалов, имеющих отношение к деловым презентациям: письма-подтверждения, «раздаточный» материал и предложения.[11] Письменные презентации организуются как самостоятельно, так и в качестве дополнения к устным. В увлекательной и краткой форме преподносится та новая информация, которая является основой презентации. Схемы, диаграммы, фотоиллюстрации выразительно дополняют текст. Такая подборка может быть размещена в прессе или издана отдельным буклетом. На устной презентации они может служить раздаточным материалом. Бизнес-презентации Под бизнес-презентацией понимают переговоры представителей разных фирм по рассмотрению бизнес-вопросов. В зависимости от рассматриваемых вопросов презентации могут иметь следующие цели: SYMBOL 183 f “Symbol“ Презентация фирмы. Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации. SYMBOL 183 f “Symbol“ Презентация бизнес-проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке), т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.[13] * Отчет о выполненных работах. Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке. * Обсуждение плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.[15] SYMBOL 183 f “Symbol“ Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п. Такие презентации могут быть внутренние и внешние презентации. Внутренняя презентация – проводиться в рамках одной организации (один из сотрудников обращается к своим коллегам). Они в свою очередь делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и «нисходящие» (выступление руководства). Внешняя – подается аудитории вне организации, которую представляет коммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования, чем внутренняя. Кроме того, они бывают проактивными и интерактивными: Проактивная презентация – презентатор предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить. Все зависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образом ситуации. Главное действующее лицо это ведущий или выступающий. Именно такая форма предпочтительна для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.[17] Интерактивная презентация – «докладчик и аудитория взаимодействуют на равных». Происходит обмен информацией. Ситуация соответственно может корректировать по ходу дела в зависимости от выдвинутых аудиторией предложений, идей, реакций. Из чего можно сделать вывод, что такой тип презентации хорош для маленьких аудиторий. Любая организация обладает самыми разными характеристиками, что позволяет обнаружить в ней различные стороны. Поэтому задачей связей с общественностью является преподнесение базисного ПР-субъекта определенной стороной в контексте определенной ситуации. Это не подразумевает использование ложной информации, так как на неправде невозможно двигаться бесконечно, подобная цепочка рано или поздно разорвется. Более того, в связях с общественностью господствует незыблемое правило - не лгать, ведь правды всегда хватит. Презентация как специальное событие в связях с общественностью обладает определенным набором свойств, отличающих ее от презентаций иных сфер деятельности. Особенно ПР-презентацию следует отличать от презентации рекламного характера. Во втором случае центром внимания (целью) будет продвижение нового товара или услуги, а в ПР-презентации центральной темой должно быть целое - образ фирмы или организации, связанные с ним цели. Более того, ПР-презентация всегда является частью работы, этапом в реализации определенной концепции. Дословно «презентация» означает «представление». Проводятся презентации с целью наиболее ярко преподнести общественности последние достижения фирмы. [19] В деятельности связей с общественностью имеются профессиональные методы достижения определенных целей. Одними из таких, к примеру, являются специальные мероприятия или специальные события. Это акции, «создаваемые» события, целью которых является привлечение внимания общественности и средств массовой информации. Специальные мероприятия бывают разные, в зависимости от целей и задач. Они проводятся компанией в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам, товарам или услугам. К подобным событиям можно отнести церемонию открытия, прием, круглый стол, дискуссию, посещение, пресс-тур, пресс-конференцию, корпоративную вечеринку и, конечно, презентацию. Последнее вызывает особый интерес, поскольку располагает простором для интересных и нестандартных решений. ПР-презентацию можно сравнить с пресс-конференцией. А.Н. Чумиков пишет, что такая форма подачи информации (презентация) может быть также названа «пресс-конференцией плюс», поскольку соответствующая часть (сбор журналистов и ознакомление их с некоторыми сведениями) присутствует на любой презентации. общественностью. Нередко пресс-конференция легко переходит в презентацию (и наоборот) без всяких дополнительных действий. В то же время отличительные признаки у презентации, конечно, имеются. Презентация отличается более широким кругом приглашенных представителей общественности, а на пресс-конференцию приглашают только представителей средств массовой информации. Конечно, на презентацию тоже следует позвать журналистов, но не только. Необходимо пригласить потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих, в общем, тех, кто должен воспринимать презентуемое не только через СМИ, но и непосредственно. Контингент приглашенных зависит от поставленных целей и задач. Еще одно отличие - больший акцент на культурную программу, презентация содержит элемент развлекательности, это не рабочее мероприятие, как пресс-конференция. Полномасштабная презентация сложнее пресс-конференции и требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат. Если пресс-конференции посвящены проблемным темам, то презентации связаны обычно с началом или окончанием, или каким-то результативным этапом реализации конкретного проекта, программы. Иначе говоря, их тема - какой-то серьезный результат или проект деятельности фирмы, к которым необходимо привлечь внимание СМИ и общественности.
Список литературы 1. Алборова А. PR для бизнеса или бизнес для PR? // БОСС: Бизнес: организация, стратегия, системы. - 2005. - N 2. - С. 77-79. 2. Андрунас Е.Ч. Информационная элита: корпорации и рынок новостей. - Издательство Московского Университета 2007. – 168 с. 3. Антипов К. В. Паблик Рилейшнз: Учеб. пособие для вузов. - М.: Дашков и К, 2002. - 145 с. 4. Березяева Н. Презентация как инструмент успешного ведения бизнеса: Методичка для руководителя // Рекламодатель: Теория и практика. - 2004. - N 2. - С. 57-60. 5. Блэк Сэм. Паблик Рилейшнз. - М.: Сирин, 2002. - 201 с. 6. Борисов Б. Л. Технологии рекламы и PR: Учеб. пособие. - М.: Гранд; ФАИР-пресс, 2001. - 617 с. 7. Джей Энтони. Эффективная презентация. - Минск: Амалфея, 1996. - 208с. 8. Джеймс Д. Эффективный самомаркетинг. Искусство создания положительного образа . - М.: Филинъ, 1998. - 128 с. 9. Джефкинс Ф. Паблик рилейшнз: Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спец. 350400 «Связи с общественностью». - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 416 с 10. Калиберда Е. Г. Связи с общественностью: вводный курс. - М.: Логос, 2002. - 118 с. 11. Катлип Скотт М. Паблик рилейшнз: Теория и практика. - М.: Вильямс, 2000. - 614 с. 12. Кондратьев Э. В. Связи с общественностью: учебное пособие для высшей школы. - М.: Академический проект, 2004. - 432 с. 13. Красильникова Н. Презентация как форма пропаганды // Государственное и муниципальное управление: ученые записки СКАГС. - 2006. - N 3/4. - С. 210-212. 14. Кулаков С. В. Презентация новинок // Охрана труда и социальное страхование. - 2006. - N 6. 15. Курсова Ю. Выбор места для проведения презентации // Рекламные технологии. - 2004. - N 5. - С. 30-31. 16. Кюппер В. Продажи. Базовый курс: В 6 т. Кн. 5, Презентация и продажа: Демонстрация продукта. Коммерческое предложение. Техника заключения договора. - М.: Интерэксперт, 2000. - 86 с. 17. Лэйхифф Д. М. Бизнес-коммуникации: стратегии и навыки. - СПб.: Питер, 2001. - 688 с. 18. Максимович Г. Ю. Презентация как важный аспект деловой жизни // Секретарское дело. - 2001. - N 4. - С. 61-65. 19. Мюррей А. PR. - М.: Гранд: Фаир-Пресс. - 192 с. 20. Панфилова А. П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. - СПб.: Знание: ИВЭСЭП, 2001. - 496 с. 21. Петров М. Презентация - не раздача подарков // Обучение и карьера в Санкт-Петербурге. - 2000. - N 3. - С. 62-63. 22. Презентация интересна изюминкой. // Современная торговля. - 2005. - N 3. - С. 58-60. 23. Рафел М. Как завоевать клиента. - СПб.: Питер Пресс, 1996. - 352 с. 24. Ребрик С. Б. Презентация. Подготовка и проведение: 10 уроков. - М.: ЭКСМО, 2004. - 199 с. 25. Ребрик С. Б. Презентация: подготовка и проведение. 10 уроков: руководство для корпоративного и индивидуального обучения: дайджест из книг С. Ребрика / С. Б. Ребрик. - [М.]: Эксмо, 2004. - 200 с. 26. Ротондо Д. Презентация бизнес-проектов: краткое рук. для менеджера. - М.: Деловая культура: Альпина Бизнес Букс, 2005. - 232 с.. 27. Самое главное в PR. - СПб.: Питер, 2004. - 559 с 28. Секреты успешной презентации: мастер-класс делового общения. - М.: Кордис-Медиа, 2005.. 29. Соловцова Е. Е. Презентация и самомаркетинг // Профессиональное образование. - 2006. - N 3. - С. 33. 30. Сэмпсон Э. Бизнес-презентация: творческие идеи для блестящего выступления. - М.: Альпина Бизнес Букс: Деловая культура, 2004. - 200 с. 31. Федько Н. Г. Маркетинговые коммуникации. - Ростов н/Д: Феникс, 2002. - 383 с.
