20295 Организация профессиональной деятельности руководителя кадровой службы
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение 3 1. Место кадровой службы в системе управления 5 1.1. Основы деятельности кадровой службы 5 1.2. Должностная инструкция руководителя кадровой службы 10 2. Анализ работы руководителя кадровой службы на ООО «Вентарт» 14 2.1. Организация работы современной кадровой службы ООО «Вентарт» 14 2.2. Структура и функции кадровой службы на предприятии 16 2.3. Документирование кадровой деятельности 18 2.4. Работа с исходящими и входящими документами 38 3. Направления и методы усовершенствования работы службы кадров 51 Заключение 54 Список литературы 57 Приложение 1 61 Приложение 2 63
ВВЕДЕНИЕ
Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации. Однако особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге». Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью. Объект исследования – ООО «Вентарт». Предмет исследования - Организация профессиональной деятельности руководителя кадрового направления ООО «Вентарт». В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы основные направления деятельности отдела кадров ООО «Вентарт» по документированию и организации работы с персоналом с целью выявления их особенностей. Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно: • ознакомление с организационной структурой отдела кадров; • изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров Университета; • выявление основных направлений работы кадровой службы; • изучение основных требований к составлению кадровой документации и организации работы такого рода документами; • исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в учебном заведении. С учетом недостаточной разработки темы, при написании выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Российской Федерации, регулирующему трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Грудцыной Л.Ю., Кузнецовой Т.В., Кирсановой М.В. и других. В соответствии с поставленными задачами данная выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Все составные части работы в совокупности призваны выявить особенности ведения кадрового делопроизводства и доказать его значимость для организации.
1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Основы деятельности кадровой службы
Служба по подбору персонала и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются: • документирование трудовых отношений; • осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов; • формирование стабильно работающего трудового коллектива; • создание кадрового резерва; • организация системы учета кадров. Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом. Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной. Руководство каждого предприятия должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ. Необходимо учитывать, что документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства. Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении. Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документами. Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько профессионально организованно ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом. Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность. В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела. Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы: • самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю; • выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации; • выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы. Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем: •разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации; • оформление приема, перевода и увольнения работников в со-ответствии с трудовым законодательством Российской Федерации; • учет личного состава; • хранение и заполнение трудовых книжек, ведение докумен¬тации по делопроизводству; • контроль исполнения руководителями подразделений прика¬зов и распоряжений по работе с личным составом; • изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разра¬ботка мероприятий по ее устранению; • анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования; • создание условий для повышения образовательного и квали-фикационного уровня специалистов; • работа по созданию резерва на выдвижение; • подготовка предложений по улучшению расстановки и ис-пользованию работников; • подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии; • подготовка материалов для представления работников к по-ощрению и награждению; • принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работни¬ков; • организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка; • ведение всей отчетности по кадровым вопросам. В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п. Из кадровой службы в подразделения направляются: • сведения о нарушителях трудовой дисциплины; • копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников; • копии приказов об утверждении (изменении) Правил внут¬реннего трудового распорядка; • сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины. От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п. В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п. Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями: • требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов; • принимать работников, организации по вопросам перемеще¬ния и увольнения; • взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров; • требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров. Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.
1.2. Должностная инструкция руководителя кадровой службы
Что касается должностной инструкции руководителя отдела кад¬ров, то она, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации». Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются: • руководство работой отдела; • обеспечение выполнения работ; • разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций; • обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств; • проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну; • обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела; • создание условий для повышения квалификации персонала; • контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины; • внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины; • обеспечение составления уставной отчетности. Начальник отдела кадров должен знать: • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; • нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; • основы экономики, организации труда и управления; • правила внутреннего трудового распорядка; • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. В бюджетных организациях существуют определенные требо¬вания к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и ста¬жа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при уста¬новлении размера заработной платы. В полноценном отделе кадров средней по масштабам организации в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие. Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации. При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации. Руководители организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства в своей фирме. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений. В каждой организации издаются приказы о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров. Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др. Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае не может противоречить положениям ТК РФ. Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксированы в документации по личному составу. К ней относятся: • Трудовой договор; • Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.); • Личные карточки работников; • Трудовые книжки; • Табель учета рабочего времени; • График отпусков; • Личные заявления работников;
От обеспеченности ООО «Вентарт» трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ. Правовым актом, определяющим структуру, функции и права учреждения является Устав ООО «Вентарт», который принят собранием учредителей и утвержден 20.03. 2002 года. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности. В ООО «Вентарт» документом, регламентирующим работу организации является «Правила внутреннего трудового распорядка». Эти правила устанавливают взаимные права и обязанности работодателя и работников, ответственность за их исполнение. В ООО «Вентарт» должностные инструкции разработаны на всех работников кроме кассира. Также в ООО «Вентарт» не разработаны и инструкции по делопроизводству. Проведенный анализ управленческих документов организации показал, что все документы по наименованию, форме и составу реквизитов соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Организационно-правовые документы ООО «Вентарт» содержат положения строго обязательные для исполнения, они являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения руководителем организации. Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между организацией и работниками. Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами руководителя. Одна из важнейших функций организации работы с документами – функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией – записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов работников ООО «Вентарт». Проблема работы с электронной информацией становится актуальной. Поэтому первым шагом в целях совершенствования службы кадров ООО «Вентарт» является внедрение информационных технологий в управленческий процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить потоки электронных документов. Руководитель организации должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации. Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами организации, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения. Залог успеха организации – эффективный персонал, поэтому востребованы специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом. Для менеджера по персоналу важно правильно оформить документы: при приеме на работу, переводе и особенно при увольнении. Потому, что увольнение работника, к примеру, может быть признано незаконным и организации придется ему оплачивать время вынужденного прогула. В результате лишения работника возможности трудиться у него возникает вынужденный прогул, который в одних случаях приводит к тому, что работник не получит заработка, в других – может привести к этому. На сегодняшний день отделу кадров ООО «Вентарт» важно не только правильно заполнять кадровую документацию, но и добиваться своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия тех людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше. Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12. 2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 - ФЗ. 2. Федеральный закон РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07. 2006) // собрание законодательства РФ. – 2006. - №31 (1ч). 3. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». 4. «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты» Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 // Справочник кадровика. - №3. – 2006. 5. Государственная система ДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и служба ДОУ. – М.: ВНИДАД. 2007 – 74 с. 6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2008. 7. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536 // Справочник кадровика. - №10. - 2005. 8. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. - 2009. - №5. - С.73 9. Анисимов Л.Н. Персональные данные работника // Справочник кадровика. – 2008. - №3. - С.16. 10. Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала // Справочник по управлению персоналом. – 2008. - №8. - С. .97 11. Вялова Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск // Справочник кадровика. – 2008. - №6. - С.58 12. Документы по оформлению трудовых отношений. – М.: ПРИОР, 2002 13. Кадровик: сборник документов. – 2009. - 3-й выпуск. 14. Килякова Д.А. Как организовать работу службы персонала? // Справочник по управлению персоналом. – 2009. - №8. - С.80 15. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. – 2008. - №2. – С.55 16. Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. – 2008. - №11. - С.76 17. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика. – 2009. - №11. - С.57 18. Леванов В.И. Должностные инструкции // Справочник по управлению персоналом. – 2008. - №1. -С.27 19. Майоров И.В. Документационное оформление трудовых отношений // Справочник кадровика. - 2009. - №8 – С.59 20. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. – 2009. - №3. - С.47 21. Педченко Л. Предисловие // Справочник кадровика. – 2007. - №1. – С.1 22. Писарева И.В. оформление пенсии // Пенсия. – 2008. - №8(59). 23. Самоукина Н.В. Этапы большого пути // Справочник по управлению персоналом. – 2007. - №12. - С.57 24. Тяпкина О.А. Трудовая пенсия по старости: условия назначения и размеры // Справочник кадровика. – 2008. - №4. - С.107 25. Успенская Е.А. Служба персонала // Справочник кадровика. – 2007. - №2. – С.12 26. Электронный справочник Управление // Делопроизводство. – 2007. 27. Яковлев Р.А. Штатное расписание // Справочник кадровика. – 2008. - №10. - С.28 28. Яковлева Н.Н. Этапы построения партнерских отношений. Саморазвитие и обучение как критерии успешности // Справочник кадровика. – 2008. - №9. –С.112 29. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению персоналом. – 2009. - №8. - С.79. 30. Методические рекомендации по воинскому учету и бронированию граждан, 2000. 31. Из материалов делопроизводства // Устав ООО «Вентарт». 32. Текущее делопроизводство ООО «Вентарт» папка №5 // Положение об отделе кадров. 33. Текущее делопроизводство ООО «Вентарт» папка №7 // Правила внутреннего трудового распорядка. 34. Текущее делопроизводство ООО «Вентарт» папка №9 // Должностная инструкция менеджера по персоналу. 35. Андреева В. И.: Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов // М.: ЗАО»Бизнес-школа, 2008-67 с. 36. Андреева В. И.: Делопроизводство. Практическое пособие изд. №10, перераб. и доп. // М.: ООО «Управление персоналом», 2008-200 с. 37. Бобылева М. П.: На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // М.: Управление персоналом, 2009-175 с. 38. Демин Ю. М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов // СПб.: Питер, 2007-220 с. 39. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. – М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2008. 40. Куприянова З. К.: Как меняется отношение к труду // М.: «Человек и труд» №2, 2007-124 с. 41. Мескон М. Х.: Основы менеджмента // М.: «Дело ЛТД», 2007-702 с. 42. Стенюков М. В.: Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. – М.: Изд-во «ПРИОР», 2009-224 с. 43. Щур Д. Л.: Кадры предприятия 300 образцов должностных инструкций // М.: Изд-во «Дело и Сервис», 2009-880 с.
